Snabbokningsmallar

Bokningsmallar för snabbokning används för att säkerställa att de resurser som behövs på en bokning inte glöms bort. Bokningsmallarna styr även vilken bokningstyp som sätts på bokningen och därmed även statistikrapporteringen.

Ett exempel på snabbokningsmall kan vara Gudstjänst. Där kan du i mallen lägga in att det ska bokas präst, musiker och vaktmästare. Om personer sedan inte har kopplats till verksamhetsrollen på bokningen, kommer detta att visas i kalendern med följande symbol

Skapa snabbokningsmall

1. Klicka på Lägg till ny snabbokningsmall och ange namn för mallen. Du måste även skriva en rubrik, det vill säga en början till den rubrik som ska sättas på bokningen då mallen används.

   

2. Välj vilken status som bokningar med mallen ska ha.
3. Lägg till den/de etiketter som ska finnas med på bokningar med mallen.
4. I listan för Bokningstyp väljs den eller de bokningstyper som ska kopplas till mallen.
5. Om det finns skapade checklistor kan en checklista väljas för att kopplas till mallen och därmed även till de bokningar som skapas utifrån mallen.
6. Därefter kan du välja att lägga till den/de resurser som ska ingå vid bokningar med mallen.
   1. Efter att du lagt till minst en lokal som resurs så kommer du även få fram fält för att välja statistiktyp samt om du vill att bokningen ska publiceras till webb.
   2. För resurser kan du också välja om de ska bokas med extra tid före och/eller efter en bokning. Till exempel om du bokar en gudstjänst mellan 11-12 men du vill att kyrkan alltid ska vara bokad från en timme innan själva gudstjänsten och även 30 minuter efter för förberedelser och efterstäd. Då kan du lägga till det i mallen så kommer den resursen alltid bokas med den extra tiden vid användning av mallen.
7. Välj vilken eller vilka verksamhetsroller som ska kopplas till mallen. De verksamhetsroller du väljer för mallen kommer automatiskt att bli bokade när snabbokningsmallen används. Du behöver då i resursbokningen bara komplettera med namngivna personer för verksamhetsrollerna.
   1. Det går också att lägga till en resurs som är kopplad till en verksamhetsroll om det alltid är samma person som ska bokas.
8. Det går också att markera att värme alltid ska slås på för lokalen i samband med bokningen. Förutsättningen är att församlingen kopplat sin Medarbetare till ett system för klimatstyrning av lokalen.

Skapa bokning med snabbokningsmall

När du skapar en ny bokning så kan du i bokningen klicka på fältet under Snabbokningsmall för att lägga till en mall till din bokning.

Du får då en fråga om du vill lägga till snabbokningsmallen.

Svarar du Ja kommer de resurser och egenskaper som finns i mallen att läggas till i bokningen.

Det går även att skapa en ny bokning med en snabbokningsmall genom att dra in mallen i den kalender där du vill skapa bokningen. Då klickar du på Snabbokningsmallar direkt i kalendervyn och väljer sedan den mall som du vill använda och drar in den till den dag och tid där du vill skapa bokningen.

När du drar muspekaren in i kalendern så visas namnet på snabbokningsmallen som du valt.