Avräkningsavtal förskott med otillräckligt saldo för nästa år

Nedanstående instruktioner avser Avräkningsavtal förskott där innestående medel inte täcker hela nästa års skötselavgift. Erbjudande om fortsatt skötsel görs under hösten. Ibland kan det dock dröja tills efter årsskiftet innan kunden hör av sig.

Om kunden vill betala ytterligare medel för en längre period

1. Ett nytt avtal läggs upp med startår nästkommande år via formuläret Gravplats > Nytt skötselavtal. Välj avtalstyp Avräkningsavtal förskott och skötseltid från ÅÅÅÅ-01-01. Lämna rutan för slutår tom.

   

2. Gå vidare till Flerårsbetalning. Välj Betal.metod: Faktura och ange den kund som skall få fakturan. Ange beloppet som ska faktureras. Använd gärna verktyget Kostnadskalkyl via Fler funkt... för att räkna ut belopp. Räkna ifrån saldot som finns kvar på det gamla avräkningsavtalet.

   

3. Öppna formuläret Gravskötsel och lägg under Uppdragsrader in de artiklar som ska finnas i avtalet. Kontrollera att Skötselsaldot är valt i Gräns avslut och lägg in Mottagare kontoutdrag. Skriv ut avtalet som ska skickas till kund.

   

4. Flytta därefter det gamla avtalets resterande saldo till det nya avtalet via formuläret Gravskötsel > Fler funkt.. > Flytta skötselsaldo. Datum kan vara dagens datum.

   

5. Öppna det gamla avtalet och kontrollera att saldot nu är 0 kr. Avtalet kommer att avslutas automatiskt i samband med årsbearbetningen under förutsättning att Skötselsaldot är valt i Gräns avslut.
6. Öppna det nyskapade avtalet och kontrollera att saldot är uppdaterat med det belopp som fanns kvar på det gamla avtalet.

Om kunden hör av sig först efter årsskiftet

1. Om kunden hör av sig först efter att årsskiftet är passerat görs samma procedur som beskrivs ovan, men det nya avtalet läggs upp med startår innevarande år och det gamla avtalet avslutas manuellt genom att rutan Avslutad markeras inne i formuläret Gravskötsel. Det ska inte finnas två pågående avtal som gäller samma år.

Om kunden vill betala ytterligare medel för att endast täcka nästkommande års skötselavgift

Ett avräkningsavtal som inte har tillräckligt saldo för att täcka nästkommande års skötselavgift kommer ändå att fortsätta vara aktivt och avräkningen efter årsskiftet kommer att göras med ett reducerat belopp. Fakturering av mellanskillnaden kan göras från det pågående avtalet.

1. Öppna formuläret Gravskötsel för det pågående avtalet. Gå till Fler funkt... > Flerårsinbetalning. Beloppet skall vara differensen mellan befintligt saldo och beräknad skötselavgift för nästkommande år inklusive eventuell prishöjning. Datum är dagens datum och välj betalmetod Faktura. Möjlighet finns att öppna fakturan innan avisering och förtydliga att flerårsinbetalningen avser kompletterande inbetalning i pågående avtal. Fakturera kunden.

   

2. När årsbearbetningen görs efter årsskiftet kommer skötselavgiften att avräknas och saldot bör bli 0 kr. Det innebär att avtalet automatiskt avslutas vid nästa årsbearbetning.

Om fakturering och/eller inbetalning av mellanskillnaden görs efter att årsbearbetningen är gjord

1. Om fakturering och/eller inbetalning av mellanskillnaden görs efter årsskiftet och efter att årsbearbetningen är gjord så kommer skötselsaldot att uppdateras med inbetalningen. Då behöver en extra avräkning av mellanskillnaden göras manuellt via formuläret Gravskötsel > Fler funkt... > Korrigera skötselsaldo. Välj korrigeringstyp Uttag från gravskötselskuld, belopp ska vara det återstående saldot på avtalet och konto för motbokning ska vara intäktskontot för gravskötsel (vanligen 3650).

   

2. Skicka bokföringsorder på transaktionen för inläsning i redovisningssystem.

Om kunden inte vill betala in ytterligare medel och avtalet skall avslutas

Ett avräkningsavtal som inte har tillräckligt saldo för att täcka nästkommande års skötselavgift kommer ändå att fortsätta vara aktivt nästa år och avräkningen efter årsskiftet kommer att göras med ett reducerat belopp. Om avtalet skall avslutas redan före årsskiftet och de återstående medlen skall tillfalla församlingen så bokas det kvarvarande saldot bort med hjälp av en korrigering.

1. Öppna formuläret Gravskötsel för aktuellt skötselavtal och välj sen Fler funkt... och Korrigera skötselsaldo. Välj korrigeringstyp Uttag från gravskötselskuld.
2. Belopp ska vara det återstående saldot på avtalet och konto för motbokning ska vara intäktskontot för gravskötsel (vanligen 3650).
3. Datum skall vara det år korrigeringstransaktionen skall registreras på. Det innebär att även om korrigeringen görs efter årsskiftet så kan datum sättas till ÅÅÅÅ-12-31 föregående år.

   

4. Skicka bokföringsorder på transaktionen för inläsning i redovisningssystem.

Om kunden istället önskar ett 1-årigt faktureringsavtal för nästkommande år

De kvarvarande medlen på avräkningsavtalet kan användas som en rabatt på det nya ettårsavtalet.

1. Skapa ett nytt skötselavtal av typen Fakturering 1 år förskott. Skötseltid ska gälla nästkommande år.

   

2. I samband med årsbearbetning efter årsskiftet kommer en faktura automatiskt att skapas på hela skötselavgiften. För att reducera beloppet på fakturan behöver den justeras innan avisering. För att inte glömma bort det kan en bevakning på gravplatsen skapas.
3. Det går också att välja att fakturera dessa 1-årsavtal manuellt före årsbearbetningen. Då är det viktigt att efteråt fylla i årtal för Årsbearbetad inne på skötselavtalet, så att det inte skapas ytterligare en faktura när årsbearbetningen görs.

   

4. Det gamla avräkningsavtalet kommer att avräknas med det återstående saldot i samband med årsbearbetningen efter årsskiftet. När det är gjort behöver avtalet avslutas. Öppna formuläret Gravskötsel och markera kryssrutan Avslutad.

   

Om kunden hör av sig först efter att årsskiftet är passerat och årsbearbetningen är gjord

1. Om kunden hör av sig först efter att årsskiftet är passerat och årsbearbetningen är gjord, görs samma procedur som beskrivits ovan men det nya 1-års avtalet läggs upp med avtalstid innevarande år och faktureras på en gång från formuläret Gravskötsel > Fler funkt... > Fakturering.
2. Lägg till skötselartiklarna på fakturan och justera gärna texten på fakturan så att det framgår att beloppet är reducerat.
3. Avisera fakturan.
4. Fyll sedan i årtal för Årsbearbetad inne på skötselavtalet för att markera att avtalet är fakturerat.
5. Det finns möjlighet att markera Avvakta skötselinbetalning inne på avtalet, om skötselartiklarna inte ska visas på åtgärdslistor innan fakturan har betalats.