Rutiner under hösten inför årsskiftet

Tips och Info

Vid varje årsskifte löper ett antal gravrätter ut, för dessa behöver gravrättsinnehavare kontaktas för att ta reda på om de önskar förlänga gravrätten eller återlämna gravplatsen. I de flesta förvaltningar finns det även gravskötselavtal som löper ut och där kunden behöver kontaktas för att erbjudas ett nytt avtal.

I Tips och info – Rutiner under hösten inför årsskiftet, har vi samlat funktioner i FAS Kyrkogård som kan hjälpa dig i ditt arbete inför årsskiftet.

Utgående gravrätter

För att få en samlad bild över de gravrätter som löper ut 2025-12-31 kan du ta fram en rapport över gravrätterna. Det är också möjligt att skapa en brevtext angående utgående gravrätter och sedan genom urval välja att skriva ut brev till de vars gravrätt löper ut till exempel inom 6 månader. Läs mer under Brevtexter eller i användarhandledningen och se exempel på urvalet nedan.

Så här tar du fram en rapport över de gravrätter som löper ut vid årsskiftet:

Rapporter > Gravbok > Gravrätter > Rapporttyp: Gravrätter med slutdatum inom visst tidsintervall > Lista gravrätter inom intervallet: 2025-01-01 – 2025-12-31 > Skriv ut.

eller

Rapporter > Gravbok > Gravrätter > Rapporttyp: Gravrätter som upphör inom … månader med slutdatum inom visst tidsintervall eller Gravrätter som upphör inom … månader > Lista gravrätter som upphör inom: 6 månader > Skriv ut.

Utgående skötsel, skötsel med otillräckligt saldo

Skötselavtal av typen Fasttidsavtal löper ut vid ett visst datum, medan AvräkningsavtaI upphör när saldot är slut. Du behöver kontakta de vars fasttidsavtal löper ut, för att ge dem möjlighet att teckna ett nytt skötselavtal.

Du behöver även hantera Avräkningsavtal med otillräckligt saldo inför nästa år. Det vill säga de Avräkningsavtal där det kvarvarande saldot på avtalet inte täcker den skötsel som är inlagd för avtalet för 2026.

Så här tar du fram en rapport över de fasttidsavtal som löper ut vid årsskiftet: Rapporter > Gravskötsel Skötselavtal > Markera: Som upphör > Kyrkogård: Kyrkogård ej vald > Avtalstyp: Fasttidsavtal > Period: 2025-01-01 - 2025-12-31 > Skriv ut.

Så här tar du fram en rapport över de avräkningsavtal som har otillräckligt saldo: Rapporter > Gravskötsel > Skötselavtal > Markera: Avräkningsavtal > Kyrkogård: Kyrkogård ej vald > Skriv ut.

Det är också möjligt att skapa brevtexter angående fasttidsavtal som löper ut och avräkningsavtal med otillräckligt saldo och sedan genom urval välja att skriva ut brev till de aktuella innehavarna. Nedan ser du två exempel på hur urval till brevtext kan göras. Läs mer under Brevtexter eller i Användarhandledningen under Hjälp.

Obetalda fakturor

För att underlätta inför årsbearbetning av faktureringsavtal 1 år och flerårsavtal kan du gå igenom eventuella obetalda fakturor i FAS Kyrkogård.

I rapporterna med obetalda avtal, inkluderas även på obetalda fakturor som nyligen skapats och där sista betaldag ännu inte passerat. Fakturor där sista betaldag inte har passerat behöver inte åtgärdas.

Faktureringsavtal

Så här tar du fram en rapport för att få en översikt över vilka faktureringsavtal som har utestående fakturor. Rapporter > Gravskötsel > Obetalda faktureringsavtal.

Här finner du funktionen Rensa obetalda ettårsavtal:

Kundreskontra > Rensa obetalda ettårsavtal > Markera de avtal du vill kreditera > Start rensning. Du kan välja att avsluta alla eller bara vissa avtal. Om du endast vill kreditera fakturan för obetalda faktureringsavtal så görs det genom att markera Endast kreditera fakturorna utan att avsluta avtalen.

Flerårsavtal

Så här tar du fram en rapport för att få en översikt över vilka flerårsavtal som har utestående fakturor. Rapporter > Gravskötsel > Obetalda flerårsavtal.

Brevtexter

Ett effektivt sätt att kontakta kunder med utgående gravrätter eller skötselavtal är att använda funktionen massbrev. Genom den kan du skriva ut brev till alla gravrättsinnehavare för ett visst urval på en gång. Se gärna exemplen på urval vid utskrift av massbrev under rubrikerna Utgående gravrätter och Utgående skötsel, skötsel med otillräckligt saldo.

Funktionen för att skriva ut massbrev nås via: Rapporter > Gravbok > Massbrev.

Funktionen för att lägga upp nya brevtexter eller redigera befintliga brevtexter nås via: Grundregister > Brevtexter.

Brevtexter rörande Utgående gravrätt ska vara kopplade till Gravplats och brevtexter rörande Skötselavtal ska vara kopplade till Skötsel.

Under rubriken Infoga vid insättningspunkten: väljer du vilken information från den specifika gravplatsen/skötselavtalet som ska skrivas ut i brevtexten. Ett bra sätt att arbeta med att skapa eller redigera brevtexter är att testa sig fram genom att göra ändringar och förhandsgranska, till dess att du är nöjd med slutresultatet. För att få en loggpost på gravplatsen är det viktigt att du inte skriver ut från förhandsgranskningen utan väljer Skriv ut, direkt från formuläret Massbrev. Läs mer om hur en brevtext läggs upp eller redigeras i Användarhandledningen under Hjälp.

Koppling till Svenska kyrkans Kommunikator

För att säkerställa att adressregistret för gravrättsinnehavare och kontaktpersoner är uppdaterat rekommenderar vi att Kommunikatorn aktiveras i FAS Kyrkogård.