Börja med att ta reda på hur mycket den önskade skötseln ska kosta totalt för de år avtalet ska gälla. Ta gärna hjälp av Kostnadskalkylen som du hittar under Arkiv > Kostnadskalkyl.
Öppna formuläret Gravplats för den aktuella gravplatsen.
Under rubriken Skötsel klicka på Nytt skötselavtal.
Formuläret Nytt skötselavtal öppnas.
Avtalstyp: Fasttidsavtal.
Skötseltid: Föreslagen skötseltid blir tre år med nuvarande år som startår. Skall avtalet vara längre än tre år justeras slutåret. Skötselavtal gäller alltid helår, från 1/1 till 31/12, oavsett när på året avtalet tecknas.
Se till att det finns en bock i rutan Öppna Flerårsbetalning för fakturering av avgiften. Alla typer av fleråriga skötselavtal skall alltid faktureras med flerårsinbetalning. Detta för att inbetalningen ska kunna uppdatera saldot på avtalet och för att bokföringen ska bli rätt.
Uppdragsrader: Välj att lägga till en första uppdragsrad/artikel i avtalet eller lägg till flera uppdragsrader på en gång via en artikellista med en förinställd grupp av artiklar.
Klicka på Start inläggning nytt skötselavtal.
Formuläret Flerårsbetalning öppnas. Fyll i det belopp som ska faktureras för hela skötselavtalets period. Du har möjlighet att ändra datum, betalmetod och fakturamottagare.
Datum: Faktureringsdatum (generellt sett dagens datum).
Belopp: Det totala beloppet som ska faktureras för hela avtalsperiodens skötsel
Betalmetod: Faktura.
Fakturamottagare: Den som ska betala fakturan, välj i listan.
Klicka på Fakturera. En fråga ställs om årsbeloppet på skötselavtalet ska uppdateras.Årsbelopp används på fasttidsavtal och är det belopp som kommer att avräknas för att täcka skötselkostnaden varje år. Vid svar Ja kommer systemet att räkna ut årsbeloppet så att det fakturerade beloppet divideras med antal år avtalet ska gälla. Det går att justera årsbeloppet på avtalet i efterhand. En fråga ställs om formuläret för utskrift av fakturan ska öppnas.Svara Ja om fakturan ska aviseras direkt, då öppnas aviseringsformuläret. Det går dock att stänga aviseringsformuläret utan att avisera och justera/avisera fakturan senare. Svara Nej om fakturan inte ska aviseras direkt utan först granskas. Det går att ändra texten på fakturaraden eller lägga till en ytterligare artikel som inte avser skötsel etc.
Formuläret Gravskötsel öppnas.
Uppdragsrader per år: Komplettera avtalet med eventuella ytterligare skötselartiklar, antal per år etc.
Avtalstid: Kontrollera avtalstiden och beräkning av skötselavgift. (Om avtalstiden angetts fel och avtalet istället ska vara >3 år måste avtalet och fakturan tas bort och avtalet göras om från början).
Beräkning skötselavgift: Avräkna = Årsbelopp. (Årsbelopp = beloppet som ska avräknas vart år)
Gräns avslut = Avtalstiden.
Skriv ut Gravskötselavtalet via Fler funkt... > Utskrifter > Skriv gravskötselavtal.
Stäng formuläret Gravskötsel.
I formuläret Gravplats visas nu det nya avtalet med gul färg under rubriken Skötsel.
Öppna fakturan genom att markera den och klicka på Visa eller dubbelklicka på raden.På fakturan ska det finnas en fakturarad med artikel _IN som avser inbetalning till flerårsavtalet. Antal ska vara 1 och radsumman är det belopp som angavs i Flerårsinbetalning och som täcker hela avtalsperioden. Kontot som visas nere till vänster på fakturan är det konto för gravskötselskuld som är angett i Systemuppgifter > Redovisning för den avtalsform som valdes när skötselavtalet skapades.
När fakturan är slutbetald kommer skötselavtalets saldo automatiskt uppdateras med det inbetalda beloppet och beloppet bokförs på kontot som visas på fakturan.
