Skapa budget från Excel

För att läsa in budgetuppgifter från Excel till valfritt budgetår används formuläret Skapa budget från Excel. Formuläret öppnas via Bokföring > Budget.

Förutsättningar för inläsning

1. Inläsningsfilen ska vara i formatet Microsoft Excel och den information som ska läsas in måste finnas i första kalkylbladet.
   Tomma rader eller textrader i filen kommer inte att läsas in. Samma sak gäller om kontofältet och/eller beloppsfältet innehåller ett icke numeriskt värde.

Inställningar

1. Budgetuppgifterna måste vara angivna i de sju första kolumnerna i Excelfilen och det ska spegla det som finns i formuläret Skapa budget från Excel. Här finns därför sju kolumner att jobba med, under varje kolumn finns de koddelar/redovisningsenheter som finns i övriga FAS Ekonomi. Under varje kolumn finns åtta val att göra inklusive valen Ej läsas och Belopp. Med pilknappen öppnas listan och från listan görs valen.

   

   Ej läsas	Innebär att systemet bortser från information i just den kolumnen, alltså informationen läses inte in.
   Belopp	Avser årsbudgetbelopp och ska gälla för den konteringskombination som är vald.

   Redovisningsenhet är samma sak som koddel och dimension. En konteringskombination är samma sak som en kodsträng alltså konto i kombination med en eller flera koddelar/dimensioner.
   Tänk på att varje typ av information endast får förekomma en gång, i en kolumn. Det går alltså inte att läsa in konto från två kolumner. En konteringskombination kan bara förekomma en gång.
2. Välj önskat budgetår från listan. Excelfilen kan endast innehålla budget för ett budgetår.
3. Välj från listan vilken inläsningsmetod som ska användas.

   

   Radera nuvarande budgetuppgifter före inläsning	Alla budgetposter för det valda budgetåret kommer att raderas, en kontrollfråga kommer dock före radering.
   Ersätt om samma konto/verksamhet påträffas	En befintlig budgetpost med samma konto/verksamhet i det valda budgetåret kommer att ersättas med de inlästa uppgifterna. Det görs aldrig tillägg i den befintliga budgeten om denna inläsningsmetod väljs. Det inlästa budgetbeloppet ersätter helt befintligt budgetbelopp.
   Endast tillägg, befintliga uppgifter påverkas ej	Om det redan finns en budgetpost med samma konto/verksamhet i det valda budgetåret så kommer inte budgetposten läsas in.

   Om flera Excelfiler behöver läsas in på samma budgetår är det viktigt att ändra inläsningsmetod gång två, då bör inläsningsmetod Endast tillägg, befintliga uppgifter påverkas ej väljas för att undvika att något raderas eller inte läses in alls.
4. Skapa konto/redovisningsenhet om uppgift saknas.
   

   Rutan markerad	De konto/redovisningsenheter som saknas att skapas upp i FAS Redovisning. Det betyder att om det i Excelfilen förekommer ett konto som inte finns i kontoplanen för det valda budgetåret så kommer det att skapas. Kontotexten kommer att bli Skapad från Excel.
   Rutan ej markerad	Budgetrader där det förekommer felaktiga konto/redovisningsenheter kommer inte att läsas in från Excelfilen.

5. För att läsa in Excelfilen klicka på Bläddra och välj den Excelfil som ska läsas in.
6. Välj om aktuella rader ska klarmarkeras i Årsbudgetformuläret genom att markera Klarmarka aktuella rader. Klicka på Start för att föra över budgetunderlaget från Excel till Årsbudgetformuläret.