Digitala bilagor på verifikationer
Att bifoga bilagor direkt på en verifikation effektiviserar arbetet dels genom att underlaget är kopplat till rätt verifikation och därmed underlättar sökning, dels för att det är lagrat i FAS Redovisning och det inte längre är nödvändigt att spara originalkvitton.
Till verifikationerna kan det kopplas bilagor i samma format som i ankomstregistrering.
Det går att bifoga bilagor till verifikationerna på två sätt, både via Verifikationssökning och via Huvudboken.
Bifoga bilagor till verifikationer
Verifikationssökning
För att bifoga en bilaga måste verifikationen vara sparad, enklast är att söka fram den via verifikationssökning.
Bifoga bilagan direkt i Verifikationssökningens lista genom att markera den rad som bilagan ska kopplas till och klicka sedan på kommandoknapp Bilagor.
En dialogruta öppnar sig och besvaras med Ja för bilder som skannats eller Nej för sparade bilder.
Det går även att dubbelklicka på den markerade verifikationen så den öppnar sig i formulär Visa verifikation och bifoga bilagan på samma sätt som ovan.
När frågan i dialogrutan har besvarats öppnas ett nytt formulär. Formuläret ser i princip likadant ut som vid ankomstregistrering, när en fakturabild ska kopplas till en faktura. Metoden för att koppla en bilaga är alltså densamma som vid registrering av leverantörsfakturor i FAS Reskontra.
Klicka på den lilla bilden (thumbnail) för att markera den. När bilden är markerad kopplas den till fakturan. En bilaga är korrekt kopplad när en orange ram visas runt bilden och bilden samtidigt blir synlig på höger sida i formuläret.
Överst på sidan visas information om vilket verifikationsnummer och år som bilagan hör till.
Om fler bilagor behöver bifogas till en verifikation läggs de till från fil eller läses in från skanner i formuläret.
Huvudbok
Det går också att koppla bilagor direkt från Huvudboken. Börja med att söka fram önskad verifikation. Markera verifikationen och klicka på kommandoknapp Bilagor, en dialogruta öppnar sig och besvaras med Ja för bilder som skannats eller Nej för sparade bilder.
Ta bort bilagor
För att ta bort kopplade bilagor från en verifikation, avmarkera bilagan genom att klicka på den lilla bilden. Här går det också att ta bort bilagan helt från systemet genom att klicka på den röda punkten med vitt streck.
Verifikation med bilagor
Om en verifikation innehåller bilagor ges informationen i formuläret Visa verifikation, här syns också antal bilagor.
För att se vilka bilagor som hör till verifikationen klicka på kommandoknapp Bilagor.
Lista de verifikationer som innehåller bilagor
Det finns flera sätt att se om en verifikation innehåller bilagor. I verifikationssökningen finns en kolumn, märkt Bilaga. Krysset (X) i kolumn Bilaga visar om en verifikation har bilagor. I vy visas inte antal bilagor som en verifikation innehåller.
För att se antal bilagor öppna verifikationen i formuläret Visa verifikation eller klicka på kommandoknapp Bilagor för att se hur många och vilka bilagor en verifikation har.
Ett snabbt och enkelt sätt att ta reda på vilka verifikationer som har bilagor, görs genom att markera kryssrutan Endast verifikationer med bilaga. Då listas de verifikationer som har bilagor.
Rapporter under analysera visar verifikationer med bilagor
Det går även att se information om bilagor i de rapporter som öppnas i analyseraläget.
Dubbelklicka på summan för att öppna verifikationen.
Krysset (X) i kolumn Bilaga visar om en verifikation har en bilaga. För att se hur många och vilka bilagor som finns på verifikationen klicka på kommandoknapp Bilagor eller öppna verifikationen i Verifikationssökning.
