Funktionen Läsa in budget från Excel görs via LabOra Ekonomi > Redovisning > Budget > Funktioner. Att läsa in budget från Excel motsvarar att importera budgeten från Excel till systemet.
Innan Budget läses in från Excel behöver några saker kontrolleras:
Kontrollera Excelfilen så att kolumnerna har samma placering och samma benämning som i LabOra Ekonomi > Budgetformuläret.
Tänk på att stänga Excelfilen innan den ska importeras in i Budgetformuläret.
Kontrollera vilka år som finns i Budgetlistan under Labora Ekonomi > Redovisning > Budget. Om det senaste året i listan är innevarande år och det år som det ska skapas budget för inte finns i listan måste året först skapas innan budget kan läsas in från Excel. För att lägga upp nytt verksamhetsår gå till LabOra Ekonomi > Grunddata > Företag > Verksamhetsår.
Om Budget för ett visst år har tagits bort är det viktigt att skapa ny budget för detta år innan budget ska läsas in annars visas ett felmeddelande som anger att Excelfilen är tom. För att skapa ny budget gå till LabOra Ekonomi > Budget > Arkiv > Ny budget
Inläsning av totalbudget är inte tillåten. Inläsning ska ske till respektive delbudgetflik, en delbudget i taget.
Gör så här för att importera eller läsa in budget från en excelfil
Öppna Budgetformuläret, under Funktioner välj alternativ Läsa budget från Excel, sök fram året via kikaren och under Delbudget välj Manuell budget från listan. Med Bläddra sökes Excelfilen fram. När filnamnet syns i rutan klicka på OK för att läsa in Excelfilen.
Systemet gör en genomgång av Excelfilen i samband med inläsning för att se så alla kodsträngar finns. Saknas något konto eller annan dimension ges möjlighet att skapa dem här. Om inga varningar finns och alla kodsträngar finns i systemet klicka på OK för att göra det sista steget i inläsningen.Här syns ett exempel på en Excelfil.
När Excelfilen är inläst visas en dialogruta och informerar om att allt är klart.
I fliken Manuell Budget finns nu den inlästa budgeten.
Intäkter registreras som minusposter och kostnader som plusposter.
Om där finns fler poster i Budgetformuläret än i den inlästa Excelfilen, beror det på att Budget inte kan ta bort rader utan endast lägga till.
Det är viktigt att känna till att om en konteringsrad är borttagen i en Excelfil och sedan samma Excelfil används för återläsning/importering av budget till LabOra Ekonomi så ligger dessa konteringsrader kvar i budgetformuläret även om valet görs att ersätta befintlig budget. I LabOra Ekonomi måste kontoraden alltså aktivt tas bort i budgeten.
LabOra Ekonomi > Budget > Ta bort kontoraden genom att markera raden och klicka på F8 eller krysset
Ett tips är att ta bort budgeten från LabOra Ekonomi och läsa in den "nya" budgeten från Excel direkt in i budgetmodulen.
Vid borttag är det viktigt att endast ta bort delbudget. Tag aldrig bort Total budget. Om det trots allt händer och Totalbudget har tagits bort måste budget skapas på nytt via funktionen Ny Budget. Det är bra att ta en kopia på din Excelfil om något går snett vid inläsning eller borttag.
Använd alltså LabOra Ekonomi > Budget > Arkiv > ta bort budget/delbudget med stor försiktighet.
