Årsskifte steg för steg 2024/2025

Statistik

Om du vill ta ut statistik över gravskötseln för föregående år måste du ta fram statistiken innan du gör årsskiftet. Rapporterna finns under Gravskötsel>Statistik. För att ta ut statistik med fördelning på begravningsverksamhet och serviceverksamhet väljer du rapporten Statistik Begravningsverksamhet – Serviceverksamhet… För att ta ut statistik över hur många nya avtal och hur många betalda orderrader som kommit in under året väljer du rapporten Statistik gravskötsel.

Uppdatera kontotabell

Varje år behöver kontotabellen uppdateras till nytt år. Om det inte finns några ändringar i tabellen går det bra att kopiera tabellen från föregående år. Om ändringar finns för året måste en ny tabell läsas in från LabOra Ekonomi.

Kopiera konton

Öppna formuläret Kopiera kontotabell via Grunddata>Konton>Kopiera kontotabell

Här väljer du i fältet Från år: året du vill kopiera från. I fältet Till år: anger du det nya året som kontona ska kopieras till. klicka sedan på kopiera

Importera kontoplan

Öppna formuläret Konton via Grunddata>Konton>Konton klicka sedan på Importera kontoplan klicka på Spara

Årsskifte

Du hittar årsskiftesrutinen under Huvudmeny>Grunddata>Årsskifte Årsskifte med checklista. Innan du börjar med årsskiftesrutinen kontrollera att 2025 är ifyllt i fältet Nytt år

Årsskiftesrutinen är uppdelad i tre delar:

• Kontroller före årsskifte
• Årsskifte
• Kontroller efter årsskifte

Kontroller före årsskifte

De fyra första raderna i Kontroller före årsskifte behandlar de olika beställningarna. Kontrollera att alla beställningar är betalda. Om det finns beställningar som av någon anledning inte är betalda måste dessa hanteras innan årsskiftet. Klicka i så fall på knappen Öppna. När allt är klart, sätt en markering i kryssrutan. Om ingen åtgärd behövs sätts en markering i kryssrutan till höger per automatik.

De nästa två raderna behandlar avräkningsavtal. Om avräkningsavtalen har ränta kontrollerar att räntan är aktuell genom att klicka på Öppna. Markera rutan när aktuell ränta är registrerad. Skriv sedan ut gravskötselskulden för året. Notera att denna lista inte går att skriva ut igen när årsskiftet är gjort.

För att kunna skriva ut skuldbesked för fasttidsavtalen måste skuldfaktorn för näst föregående år (2023) sättas som definitiv. Klicka på Öppna och sedan Redigera och markera året och cóch sätt en bock i kryssrutan för Sätt uppräkningsfaktorn som definitiv. Registrera sedan föregående års (2024) uppräkningsfaktor. Klicka på Ny och fyll i fälten Årtal och Uppr faktor. Den procentsats som ska registreras i Uppr. faktor meddelas av Svenska Kyrkan via Kornet och brukar presenteras i början av januari. Rutorna gällande skuldfaktor markeras automatiskt.

Nu kan gravskötselskulden för fasttidsavtal beräknas. Klicka på Öppna och Beräkna. En fellista genereras om det finns felaktigheter i något avtal, till exempel om ett avtal saknar avtalsnummer. Rätta eventuella fel och klicka på Beräkna igen.

Markera sedan Skriv ut och klicka på Skriv ut. Två rapporter skapas, en sammanställning av gravskötselskulden och en detaljerad rapport för alla fasttidsavtal. Här finns olika utskriftsval och val på sortering av rapporterna. Sätt inte uppräkningsfaktorn som definitiv innan rapporterna är godkända av ekonomiavdelningen.

Årsskifte

När de förberedande kontrollerna är slutförda ska orderraderna och avräkningsavtalen byta till nytt år

Börja med att byta till nytt år på orderraderna genom att klicka på Öppna.

Kontrollera att det nya året står under Nytt år. Klicka sedan på Starta. Systemet ställer nu om alla orderrader som är korrekta till det nya aktuella året. En lista genereras automatiskt med information om vad som hänt på de olika orderraderna. Sätt sedan en bock i kryssrutan för Byt till nytt år på orderraderna.

Byt nu år på avräkningskonton genom att klicka på Öppna. Kontrollera sedan att det nya året står i fältet för Nytt år och klicka på Starta. Avräkningskontona får nu ett nytt ingående saldo. En rapport genereras automatiskt med information om vad som hänt på kontona. Sätt sedan en bock i kryssrutan för Bytt till nytt år på avräkningskonton.

Kontroller efter årsskiftet

Skriv ut rapporten på all framtidsavtal och bifoga den med övriga rapporter till ekonomiavdelningen. Sätt en bock i kryssrutan för Skriv ut all framtidsavtal inventeringslista.

Efter att årsskiftet är gjort behöver kontroller göras på de orderrader som inte blev årsomställda till 2025. Kontrollen görs via Gravskötsel>Sök. Skriv in 2024 i fältet för Aktår Tom. Klicka sedan på Sök.

De orderrader som inte blev årsomställda ska tas bort men först efter att ekonomiavdelning godkänt årsskiftet. Om årsskiftet av någon anledning behöver göras om, behöver orderraderna finnas kvar. Ta bort de avräkningsavtal som avslutades föregående år (2024). Detta görs via Gravskötsel>Konto. Sök fram alla avräkningskonton och sortera på kolumnen Avslutat. Markera de avslutade kontona och välj Konton och Ta bort konto.

Om det inte gjordes en saldokontroll i slutet av föregående år på avräkningskontona så gör det nu. Saldokontrollen görs via Gravskötsel>Konto>Listor>Saldokontroll inför debitering. Skriv i fältet för Årtal det årtal som ska kontrolleras och välj OK. Skicka brev till de som saknar medel för skötsel för innevarande år.