Bevakning - Gravbok
Bevakningsrutiner
Bevakningsrutinen är tänkt att vara ett hjälpmedel i det dagliga arbetet med att underhålla gravboken. Med hjälp av bevakningsrutinen kan systemet till exempel komma ihåg när du har gjort en sökning och skrivit ett brev till ett antal gravrättsinnehavare. Systemet noterar vilka som fått brevet, när det är skrivet och påminner när det är dags att förvänta sig att alla har svarat. Exempel på bevakning av gravrätt kan vara utskick av olika typer av brev som ni önskar svar på - till exempel påminnelse att utse innehavare eller påpekande att gravplatsen är vanvårdad.
Gravbok finns menyvalet Bevakning. Under detta menyval kan du sedan välja att Skapa bevakning för gravrätt, Visa bevakning för gravrätt och att gå till Bevakningsinställningar.
Om du vill använda dig av rutinen Bevakning måste man göra vissa inställningar först. Du hittar inställningarna under Gravbok > Bevakning > Bevakningsinställningar alternativt Grunddata > Bevakningsinställningar.
Först måste det finnas en markering i Påminn om bevakningar. Därefter ställer du in hur ofta systemet kontrollera om det tillkommit nya bevakningar som det är dags att påminna om. Inställningen görs genom att dra pilen till höger eller till vänster. Längst till vänster söker systemet efter bevakningar varje minut och längst till höger varje halvtimme.
Skapa bevakning i gravboken
- Gör först ett urval i gravboken på till exempel de gravrätter som går ut vid årsskiftet och markera de gravrätter du vill skapa en bevakning på. Klicka sedan på Bevakning och välj Skapa bevakning för gravrätt.
- Fyll i Bevakningsdatum, Visa påminnelse samt Orsak. Klicka på Spara när du är klar.
- Öppna sedan Visa bevakning från Bevakning, här kan du se dina bevakningar och vika gravrätter som ingår i bevakningen och här kan du också markera gravrätten som åtgärdad om du fått in de svar du frågat efter.
