Administrera avräkningskonton

I rutinen för Konto kan du administrera avräkningskontona som finns registrerade i systemet. Du kan göra kontroller av saldon och transaktioner, registrering av transaktioner och utskrift av olika listor. Observera att debitering av avräkningskonton inte görs här utan i rutinen Debitering. Vid debiteringen av avräkningskonton skrivs också en debiteringslista för den interna kontrollen, men samtidigt sker även en verklig debitering av avräkningskontona som påverkar kontonas saldon. Alla debiteringar visas i Konto som transaktioner på kontona. En orderrad som ska debiteras avräkningskonto måste registreras med avräkningskonto som betalningssätt. Förutsättningen är då att kontot har lagts upp på kunden som gör beställningen.

Menyer

I menyerna i rutinen hittar du olika funktioner kopplade till kontona.

Arkiv

Under Arkiv kan du komma direkt till beställningen som är kopplat till kontot, ställa in färgmarkeringar och exportera data till Excel.

Konton

Under Konton kommer du till funktionerna för att Avsluta konton, Flytta Saldo och Ta bort konto.

Listor

Under Listor hittar du alla rapporter och listor som du kan skriva ut.

Mallar

Under Mallar finns mallen Meddelande om att gravskötselavtal upphör som du kan skriva ut och skicka till de kontohavare som saknar medel på kontot för nästa års skötsel.

Bevakning

Under Bevakning kan du skapa bevakningar på de konton du skickat brev till så att du lätt kan hålla reda på vilka du fått svar på.

Mallar konto

Under Mallar kont finns den andra mallrutinen där du kan skapa brev för att skicka ut till kontohavarna angående medel på kontot.

Lista över konton

När du väljer rutinen Konto i huvudmenyn kommer du till en tom listvy. För att söka efter konton att presentera i denna lista väljer du Visa, Välj från menyraden eller klickar på knappen:

Du kommer då till en sökrutin där du snabbt och enkelt kan söka bland samtliga registrerade konton. Om du vill söka fram alla konton klickar du bara på sök utan att göra några val. Följande uppgifter för kontona visas i listan:

• Avtalstyp: Med bank eller avräkningskonto
• Kontotyp: För indelning av avräkningskonton
• Clearingnummer: för bankkonton (även för bankkonton som lagts upp som avräkningskonton)
• Kontonummer: Bankkontonummer eller internt kontonummer för avräkningskonton
• Ingående saldo: Satt efter att en årskörning gjorts eller efter första inbetalning på nytt konto
• Saldodatum: Datum för senaste årskörning eller för första inbetalning på nytt konto
• Personnummer: Kontoinnehavarens personnummer
• Namn: kontoinnehavarens namn
• Upplagd: Datum när kontot skapades
• Avslutat: Datum när kontot avslutats
• Garanteras: Om det finns ett sådant årtal på den beställning som är kopplad till kontot
• Gravrätt: Nr på gravrätten som är kopplad till kontot    

Samtliga fält går att sortera i fallande eller stigande ordning genom att klicka på fältrubriken.  

Avräkningskonton

För att öppna ett konto markerar du det i listan över konton du får då en fullständig information om detta avräkningskonto nedanför listan, dels i form av en informationsbild, dels i form av en lista över samtliga transaktioner kontot.

I vänstra delen av fönstret visas följande information kontot

• Avtalstyp: Med bank eller avräkningskonto
• Uppläggningsdatum
• Uppläggningsdatum
• Kontotyp: för gruppering av konton
• Skötsel garant: Så länge församlingen garanterat att pengarna skall räcka till skötseln
• Saldo: Ingående saldo för kontot. Sätts efter att en årskörning gjorts eller efter första inbetalning på nytt konto
• Gravrätt: Nummer på gravrätt som kontot är kopplat till om det är ett gravrättskonto. Observera att om det finns ett gravplatsnummer här så kan kontot bara användas till denna gravplats. I annat fall går det att använda kontot till att debitera flera gravplatser
• Gravrätt: Nummer på gravrätt som kontot är kopplat till om det är ett gravrättskonto. Observera att om det finns ett gravplatsnummer här så kan kontot bara användas till denna gravplats. I annat fall går det att använda kontot till att debitera flera gravplatser
• Inbetalningar: Summan av registrerade inbetalningar på kontot under året. Nollställs vid årsskiftet
• Nuvarande sald:. Framräknat saldo till dagens datum utifrån Ingående saldo + Inbetalningar + Beräknad ränta - Utbetalningar
• Utbetalningar: Summan av debiteringar och manuellt registrerade utbetalningar under året. Nollställs vid årsskiftet
• Beräknad ränta: Från senaste årskörning till dagens datum
• Personnummer: Kontoinnehavarens personnummer
• Namn: Namn och adress på kontoinnehavaren

Genom att klicka på Öppna till höger om anteckningsfältet öppnas detta fält för redigering. Ändrade uppgifter sparas genom att klicka på knappen Spara ytterligare ett steg till höger om anteckningsfältet.

I högra delen av informationsbilden finns en lista över samtliga transaktioner på avräkningskontot. Listan nollställs inte vid årsskiftet utan kommer år efter år att fyllas på med alla transaktioner som sker på kontot. Om det finns gamla avtal med ränta läggs den ackumulerade räntan för året in som en transaktion i listan.

Följande information visas för transaktionerna i listan

Löpnummer på transaktionen

Typ (T): Visar I för inbetalning, U för utbetalning, R för ränta och J för justering

Belopp i kronor och ören

Bokföringsdatum: Datum för samtliga in- och utbetalningar

Gravrätt för transaktioner som skapats genom debitering av orderrader. Dessa transaktioner kan hänföras till gravplatser eftersom orderraderna registreras i Gravboken på en gravplats/gravrätt. Manuella transaktioner registreras direkt på avräkningskontot utan koppling till någon gravplats och följaktligen är detta fält tomt för manuella transaktioner

Notering:  För varje transaktion görs en notering om anledningen till transaktionen.

Utskrift

I rutinen finns ett antal rapporter för att lätt kunna administrera avräkningskontona.

• Periodavstämning avräkningskonto: Visar samtliga inbetalningar och utbetalningar för varje avräkningskonto under den angivna tidsperioden. Denna lista kan användas som avstämning mot redovisningen
• Gravskötselskuld avräkningskonton: Listan visar årets ingående gravskötselskuld för avräkningskonton och den utgående skulden vid angivet datum. Dessutom redovisas på varje konto ackumulerade in och utbetalningar, ev. ränteinbetalningar och utbetalningar vid avslut av konton. Varje kontotyp summeras för sig
• Saldokontroll inför debitering: Kontrollerar att saldot på avräkningskontona räcker för den beställning som gjorts mot kontot. Konton med otillräckliga saldon skrivs ut. Denna lista bör skrivas ut innan kontona debiteras. Därefter bör kontoinnehavaren uppmärksammas på att pengarna är slut
• Kontoutdrag avräkningskonto: Visar kontoställningen för enskilda konton vid angivet datum. Kan skrivas ut och skickas till kontoinnehavarna
• Totaluppgift konton: Utskriften redovisar konto med samtliga transaktioner från uppläggningsdatum på kontot till angivet datum. Denna utskrift görs automatiskt vid avslut av konto
• Söklista konton: En utskrift av kontot enligt scrollistan som innehåller fälten; Typ, Kontotyp, Kontonummer, Ingående saldo, Upplagtdatum, Avslutdatum, Garanteras tom., Personnummer, Innehavarnamn, Gravplats
• Kvitto: kan skrivas ut för en markerad transaktion på ett konto