Rapportering till SKAPA

Kyrkans arbetsgivare rapporterar de person och anställningsuppgifter som bildar grunden för avtalad pension enligt TPA-18 och KAP-KL till Kyrkans pension via SKAPA. Kontroller finns i programmet för att undvika så mycket av felregistreringar som möjligt.

Till din hjälp finns också ett fixprogrammet FIX-Pension som uppdaterar avtalsområden enligt de nya pensionsbestämmelserna. En fråga om du vill köra detta innan du skapar ditt register kommer när du klickar på Skapa register.

Skapa register

1. Tryck på Skapa register.
   Ett register för innevarande år skapas. Personer uppfyller kriterierna nedan läggs in i registret:

   - Anställningar enligt kategori AB.

   - Anställningar som omfattas av kollektivavtalet BEA med anställning för minst tre månader.

   De personer som inte uppfyller registreringskraven för att komma med i registret kommer upp på en avstämningslista.

1. Stäm av avstämningslistan.
   1. Skriv ut/spara avstämningslistan. Stäng ner fönstret.
   2. Avstämningslistan – del 1
      Uppgifterna på avstämningslistan är endast informativa. Granska uppgifterna för att se om det är någonting som behöver åtgärdas. Exempel på felorsak i bild nedan – fler finns. Personer med information som behöver rättas upp åtgärdas under Årsrutiner > Pensionsinrapportering > Registervård.

   

   1. Avstämningslistan – del 2.
      En lista med de personer som ingår i registret.

      

2. Kontrollista skapas.
   Det skapas även en kontrollista. Denna lista måste vara tom innan filen till SKAPA kan genereras. Kontrollistan finns under Registervård alternativt via kommandoknappen Kontrollista.

   

   

Registervård

Avtalspensionsregistret når du via knappen Registervård. Ett formulär öppnas upp med de anställda sorterade i anställningsnummerordning. Under rubriken Visa kan sorteringsordningen ändras till personnummer eller namn.

1. Rätta i första hand uppgifter som gör att registret måste skapas om. Läs i följande text om vilka rättningar som gör att nytt register måste skapas. I sista hand korrigeras uppgifter direkt i registret.
   Om uppgifter ändrats direkt i registret och ett nytt register måste upprättas i sin helhet (gäller inte när nytt register skapas för enskild person) kommer alla manuella ändringar att försvinna och måste göras om.
   
   Bläddra alltid igenom hela registret och granska varje enskild medarbetares uppgifter. Stäm av mot historik, ackumulatorregister och anställningsregister vid behov.
2. Skapa om register för enskild person.

   

3. I det fall en persons uppgifter är felaktiga kan du välja att rätta upp registret för den enskilde personen under Arkiv > Skapa om register för enskild. Systemet hämtar då de nya uppgifterna för personen, vare sig det handlar om uppgifter i person/anställningsregistret eller nya lönekörningar.
   Om personer saknas i registret men ändå ska med måste du göra nödvändiga rättningar i personregistret och därefter skapa om hela registret.

Personbilden

Varje person har en personbild där samtliga uppgifter som rör pensionsfrågorna finns samlade och redovisade. Du kan välja att öppna en eller flera anställda.

Ledigheter

Ledigheter som inte är pensionsgrundande ska inrapporteras.

• Ledigheter som är intressanta ur pensionssynpunkt sorteras ut av systemet och läggs upp i registret och rapporteras undantagslöst som C1 = Enskilda angelägenheter.
• Ledigheter registrerade med löneart 6111-6115 (Tjänstledighet) och löneart 6740-6744 (Offentligt uppdrag) och som inträffar under redovisningsperioden rapporteras endast om de är med 100% omfattning.
• Om flera partiella ledigheter sammantaget utgör 100% ledighet ska dessa läggas samman till en ledighet. Förutsättningen för att ledigheten ska komma upp automatiskt är att den har registrerats med datum.
• Om till exempel tre på varandra följande ledigheter ansluter till varandra ska ledigheten rapporteras som en enda ledighet.

Redigera ledigheter

Du kan redigera ledigheterna via Arkiv och tillämpligt val:

Ange alltid From datum, Tom datum samt Orsakskod. Ledigheter med mindre omfattning än 100% ska inte rapporteras.

Kontrollista

Efter att all registervård är utförd kan du skriva ut en kontrollista med innehållet i registret så som det kommer att rapporteras. Samma lista kommer ut när du skapar filen.

Om registret innehåller felaktigheter skrivs dessa ut här och måste korrigeras innan det definitiva registret kan skapas.

Av kontrollistan framgår ditt kundnummer samt de generella premieprocentsatserna.

Skapa fil

Filen som skapas ska laddas upp via Kornet till SKAPA senast den 28 januari 2025.

Filen kan fyllas på med uppgifter från en annan ingång så länge kundnumret och organisationsnumret är detsamma.

1. Välj Skapa fil.
2. Välj Bildskärm eller Skrivare.
3. En dialogruta med kontaktuppgifter visas samtidigt som en kontroll av organisationsnummer och kundnummer hos SKAPA sker.
   Rätta eventuella felaktigheter under huvudmenyns Grunddata > Företag > flikarna Allmän info samt eventuellt Avtalspension.

   

4. Spara filen på en plats där den kan hämtas upp vid inrapportering på SKAPA.
   Observera att filnamnet inte får lov att ändras.