Rapportering till SKAPA

Rapportering av 2024 års pensionsgrundande lön

• Rutinen hittar du via Periodrutiner > Kyrkans pension - inrapportering.
• Rapportering ska preliminärt ske mellan 15 januari och 28 januari 2025.
• På webbplatsen www.kyrkanspension.se publiceras information om 2024 års rapportering. Om du har frågor om rapporteringen - kontakta kundservice på telefon 020-55 45 35. Du hittar även svar på vanliga frågor och annan information på webbplatsen.
• Arbetsgivare som rapporterar efter 28 januari 2025 kommer att påföras en förseningsavgift. Förseningsavgiften uppgår till 5 000 kr per påbörjad förseningsvecka.
• Rapportering ska endast ske för anställda som omfattas av KAP-KL och TPA 18.
• FAS Lön tar inte med andra än dessa.
• Rapporteringen kan ske på två olika sätt:
  • Via SKAPA genom uppladdning av fil från löneprogram. Denna metod bör användas om man har FAS.
  • Via SKAPA genom manuell registrering (online) – men kostar då 2 500 kr.
• Arbetsgivaren måste välja en metod för rapportering. Det går med andra ord inte att kombinera rapportering via lönefil för vissa individer med manuell rapportering för andra individer.
• Det enklaste och bästa (och billigaste) sättet att rapportera pensionsgrundande händelser (löner, anställningar mm) är att använda rapporteringsfunktionen i FAS Lön. Lönefilen lämnas sedan via Svenska kyrkans intranät och SKAPA. På hemsidan finns också en enkel manual som visar hur du går till väga.

Arbetsgång pensionsinrapportering

1. Skriv ut rapport 2631 Kyrkans pension - avstämningsrapport detaljerad.
2. (Valfritt) Granska/skriv ut rapport 2636 Kyrkans pension - avstämning gräns 67 år (KAP-KL) för att manuellt stämma av att personer över 67 har rätt inställning avseende pensionsavtal.
3. Välj rapport 2404 Kyrkans pension - pensionsinrapportering och följ anvisningen under Arbetsmetod nedan.
4. Granska och jämför rapporterna 2631 och 2404, person för person. Jämför den pensionsgrundande lönesumman och övriga uppgifter per person och konstatera om det finns avvikelser och varför. Granska felkoderna och rätta vid behov.
5. Gör eventuella redigeringar. Redigerade uppgifter sparas och kan återställas vid behov.
6. Skapa filen. Ditt kundnummer kommer att kontrolleras mot organisationsnumret.
7. Rapportera in filen via Kornet > SKAPA.

Rapporter

Kyrkans pension - avstämningsrapport detaljerad

• Rapport 2631 Kyrkans pension - avstämningsrapport detaljerad finner du via Rapporter > Branschrapporter. Rapporten visar endast de enskilda löneraderna och tar inte hänsyn till ålder och andra inställningar avseende pension.
• Överst på rapportsidan redovisas vilka lönearter som ingår i lönesummorna.
• Rapport 2404 Kyrkans pension - pensionsinrapportering tar hänsyn till alla inställningar.
• Om du har lagt upp egna lönearter måste du ta ställning till om dessa är pensionslönegrundande eller ej. Lönearter som ska ingå som pensionslönegrundande är upptagna i Summagrupp PO pålägg typ 4.
• Övriga summagrupper som påverkar pensionsinrapporteringen är _S019 Timlön och _S161 Pensionspåverkande ledighet 1.

2636 Kyrkans pension - avstämning gräns 67 år (KAP-KL)

• Rapporten tar med personer som under inrapporteringsåret var 67 år fyllda och som under denna period fick lön.
• Kontrollera att rätt inställning avseende pensionsavtal är gjord.
• OBS! Rapporten visar samtliga befattningar oavsett om lön har utbetalats på dem eller inte. Detta för att ge en samlad bild av varje persons historik i FAS Lön.

  

Arbetsmetod

1. Skriv ut rapporten 2404 Kyrkans pension - pensionsinrapportering.
   Gå till Rapporter > Branschrapporter.
   I denna rapport visas alla personer som under året har fått pensionsgrundande ersättning utbetalt. Vilka lönearter som är pensionsgrundande specificeras högst upp i rapporten. Ingen hänsyn tas till inställningar avseende till exempel pensionsavtal.
2. Skriv ut rapport 2636 – Kyrkans pension - Avstämning gräns 67 år (KAP-KL)
   Rapporten har tillkommit som en hjälp för att manuellt säkerställa att personer som är 67 år fyllda har rätt inställning avseende pension. KAP-KL gäller inte för en arbetstagare som tillträder en anställning efter det att personen har fyllt 67 år.
   Gå igenom personerna och säkerställ att rätt inställning är gjord på samtliga personer i rapporten.
3. Skriv ut rapport 2404 – Kyrkans pension - inrapportering
   Formuläret kan även nås via Periodrutiner > Kyrkans pension - inrapportering. Välj Metod: Rapport
   1. Jämför rapporten med rapport 2631 – Kyrkans pension - Avstämningsrapport detaljerad.
      Saknas personer i rapport 2404, som finns med i 2631 bör befattningsinställningarna kontrolleras. Orsaken kan vara att det saknas pensionsavtal på befattningen eller att pensionsgrundande lönearter använts för ej anställda.
   2. Kontrollera och åtgärda felkoderna. Felkoder som är fetmarkerade spärrar filen från att skapas. Felkoder som inte är fetmarkerade kan ligga kvar om ingen åtgärd är nödvändig. Samtliga felkoder presenteras kortfattat på sista sidan i rapporten.
   Observera att felkoder som kräver redigering av pensionsgrundande uppgifter bör rättas sist. Detta eftersom ett redigerat formulär kan förhindra ytterligare gjorda ändringar från att uppdatera rapporten 2404 Kyrkans pension - pensionsinrapportering (till exempel felkod 4 & 7).
4. Redigera pensionsgrundande uppgifter… (Inte alltid nödvändig)
   I vissa fall kan redigering av pensionsgrundande uppgifter vara nödvändig. Exempel på detta kan vara:
   1. Pensionsgrundande lön måste justeras.
   2. Ny befattning har lagts upp på grund av byte av lönegrupp under året (felkod 7).
      Se separat avsnitt Befattningar med ändrad lönegrupp.
   3. Felaktig datumföljd för tjänstledighet (felkod 4).
   Redigering av pensionsgrundande uppgifter görs genom att markera kryssrutan Redigera pensionsgrundande uppgifter… och därefter Granska rapporten.
   
   För att redigera ledighetsuppgifter går du till kommandoknappen Ledighet.
   
   Anledningen till att redigering av pensionsgrundande uppgifter bör hanteras sist är att ändringarna som görs här sparas i en redigerad version av pensionsinrapporteringen. Skulle ytterligare förändringar göras ”utanför” formuläret Kyrkans pension - inrapportering kommer dessa inte att uppdateras i rapporten, och därmed i filen, automatiskt.
   
   För att hämta in ändrade uppgifterna manuellt används kommandoknappen Från befattning. Välj den befattning som du vill uppdatera ifrån.
   
   Det går när som helst att återställa en redigerad version genom att trycka på kommandoknappen Återställ i formuläret. Alla justeringar som har gjorts under Redigera pensionsgrundande uppgifter… kommer då att nollställas och eventuella förändringar utanför formuläret kommer att läsas in per automatik vid ny granskning av rapporten.
5. Kontrollera sökväg under Systemuppgifter
   Innan du går vidare för att skapa filen kan det vara bra att kontrollera i vilken mapp filen kommer att sparas.
   
   Detta görs via Arkiv > Inställningar > Systemuppgifter > Urval uppgiftsgrupp: Kyrkans pension > Uppgiftslista: Mapp Kyrkans pens.
   
   Ändra om nödvändigt genom att markera uppgiften och välj Bläddra. Glöm inte att Spara.
6. Skapa fil.
   1. Gå tillbaka till formuläret Kyrkans pension - inrapportering.
   2. Välj Metod: Fil
   3. Tryck på kommandoknappen Skapa fil.
      Observera att alla fetmarkerade felkoder måste vara åtgärdade för att filen ska kunna skapas. Läs mer om detta under avsnittet nedan.
7. Ladda upp filen i SKAPA.
   SKAPA nås via Svenska kyrkans intranät och är öppen mellan 15 januari och 28 januari 2025.

Felkoder