Fakturacentralen - Ankomstregistrering av fakturor

Registrera faktura ankommen via Fakturacentralen

1. Öppna Fakturacentralen via Arkiv > Fakturacentralen. Det antal filer som ankommit och kan läsas in visas i rutan Extern.
2. Klicka på Läs leverantörsfakturor för att läsa in de fakturor som ankommit via fakturaväxeln. I rutan under visas hur många leverantörsfakturor som har lästs in och som kan ankomstregistreras.
3. Klicka på Ankomstregistrera för att komma till nästa steg.

   

4. Markera den leverantörsfaktura som ska ankomstregistreras genom att klicka på fakturan och sedan på Ankomstregistrera nästa...

   

   Om en faktura är felaktig och ska makuleras måste den först ankomstregistreras. Sedan makuleras den via funktionen Ta bort i Registervård leverantörsfaktura.
5. Får FAS Reskontra träff på leverantören så presenteras namnet i listan och fakturan öppnas direkt i Ankomstregistrering. Annars står det Leverantör ej vald () och leverantör får väljas via formuläret Registrera leverantörsfaktura.

   

   1. I formuläret Registrera leverantörsfaktura visas de träffar FAS Reskontra får utifrån de uppgifter som finns i fakturafilen samt de uppgifter som finns på leverantören i Grundregistret.
      Från leverantör, i övre delen av formuläret, visas de uppgifter som finns i grundregistret på leverantören.
      Från faktura, i nedre delen av formuläret, visas de uppgifter som finns i fakturafilen (från leverantören).
      Om en ruta är gulmarkerad innebär det att informationen som finns i fakturafilen saknas i grundregistret på leverantören.
   2. Från listan i fältet Leverantör väljs/bekräftas korrekt leverantör. Finns inga förslag kan ny leverantör registreras via Ny leverantör. Inläst leverantörsinformation är då förifylld. Alternativt kan redan befintlig leverantör väljas via Välj leverantör...
   3. Markera Välj autom. för att leverantören ska väljas per automatik när nästa faktura med samma Bankgiro/PlusGiro ankommer.
      Om flera leverantörer har samma Bankgiro/PlusGiro, vanligt vid factoring, ska rutan inte vara markerad. Val av leverantör görs manuellt när faktura ankommer.
      Om en leverantörsfaktura har ett Bankgiro/PlusGiro som redan finns på en annan leverantör, alltså factoring, då syns en gul informationsruta med texten Flera leverantörer är valbara.
   4. Välj Registrera för att öppna formuläret Ankomstregistreringen.
6. I formuläret Ankomstregistrering presenteras den eller de bilder som skickats från leverantören (om det är en XML-faktura kan traditionella fakturabilder saknas) och sist presenteras en, av FAS Reskontra, sammanställd fakturabild som baseras på den information som skickats med i fakturafilen.
   
   I samband med ankomstregistreringen tolkas informationen från fakturafilen och från leverantören i grundregistret, vilket innebär att informationen redan är ifylld i fakturahuvudet när formuläret öppnas.

   

   Ovan visas en automatgenererad fakturabild.
7. Fakturan registreras därefter som vanligt.
   
   För mer information om flikarna Handläggare och Förkontering, se Flikarna Handläggare och Förkontering i Ankomstregistrering.

Grunregister > Leverantör

På leverantören i grundregistret finns två rutor under Automatiskt val av leverantör i Fakturacentralen, vilka motsvaraar rutan Välj autom. i formuläret Registrera leverantörsfaktura.

• Om endast en leverantör är kopplad till ett visst Bankgiro/PlusGiro ska rutan Vid inläsning – välj leverantör automatiskt enligt Bankgiro/PlusGiro vara markerad. Leverantören väljs då automatiskt när en faktura ankommer.
• Om flera leverantörer har samma Bankgiro/PlusGiro, vilket är vanligt vid factoring, ska rutan lämnas omarkerad. Val av leverantör görs i så fall manuellt när fakturan ankommer.