Fakturacentralen - Ankomstregistrering av fakturor
Fakturacentralen öppnas via Arkiv > Fakturacentralen.
Det antal filer som ankommit och ska läsas in, visas i rutan Extern.
Klicka på Läs leverantörsfakturor för att läsa in de fakturor som ankommit via fakturaväxeln.
I rutan under visas hur många leverantörsfakturor som har lästs in och som kan ankomstregistreras.
Klicka på kommandoknapp Ankomstregistrera för att komma till nästa steg.
Markera den leverantörsfaktura som ska ankomstregistreras genom att klicka på fakturan och sedan på Ankomstregistrera nästa...
Får FAS Reskontra träff på leverantören så presenteras namnet i listan. Annars står det Leverantör ej vald () och användaren får välja leverantör via formuläret Registrera leverantörsfaktura.
På leverantören i Grundregistret finns två rutor under Automatiskt val av leverantör i Fakturacentralen, samma som rutan Välj autom. i formuläret Registrera leverantörsfaktura.
- Om endast en leverantör har detta Bankgiro/PlusGiro ska rutan Vid inläsning – välj leverantör automatiskt enligt Bankgiro/PlusGiro vara markerad. Då väljs leverantören per automatik när en faktura ankommer.
- Om flera leverantörer har samma Bankgiro/PlusGiro, vanligt vid factoring, ska rutan inte vara markerad. Val av leverantör görs manuellt när faktura ankommer.
I formuläret Registrera leverantörsfaktura visas de träffar FAS Reskontra får utifrån de uppgifter som finns i fakturafilen som kommit från Fakturaväxeln samt det som finns på leverantören i Grundregistret. Om en ruta är gulmarkerad saknas informationen i grundregistret på leverantören.
I Registrera leverantörsfaktura kan användaren välja en annan leverantör, lägga upp ny leverantör och titta på fakturabilden.
Väljer användaren att markera Välj autom. (höger om BG och PG) så kommer leverantören att väljas per automatik när nästa faktura från leverantören kommer. Det är samma funktion som Automatiskt val av leverantör i Fakturacentralen som finns på leverantören i Grundregister > Leverantör som visas tidigare.
Om en leverantörsfaktura har ett BG/PG som redan finns på en annan leverantör, alltså factoring, då syns en gul informationsruta med texten Flera leverantörer är valbara.
Välj Registrera för att öppna formuläret Ankomstregistreringen.
Först presenteras den eller de bilder som skickats från leverantören (om det är en XML-faktura kan traditionella fakturabilder saknas) och sist presenteras en automatgenererad fakturabild (sammanställd) av FAS Reskontra utifrån den information som skickats med i filen. Ovan visas en automatgenererad fakturabild.
I samband med ankomstregistreringen tolkas informationen från fakturafilen och från leverantören i grundregistret, vilket innebär att informationen redan är ifyllt i fakturahuvudet när formuläret öppnas.
Fakturan hanteras sedan som vanligt. För mer information om flikarna Handläggare och Förkontering, se Flikarna Handläggare och Förkontering i Ankomstregistrering.
