Checklista inför årsskifte i kyrkogård

Beskrivningen på de följande sidorna är indelad i fyra delar

Checklista före kalenderårsskiftet

Denna lista innehåller åtgärder som skall göras i god tid före sista december. Det mesta bör vara klart redan, men det finns med för de som av någon anledning inte har gjort dem tidigare.

• Förberedelse för årskörningen

Detta görs efter 1 januari men innan du börjar med årsrutinerna.

• Årsskiftesrutinen

Innehåller de handgrepp som skall göras för att ombeställa orderraderna till det nya året. Sammanfattas under Grunddata/Årsskifte/Årsskifte med checklista.

• Checklista efter årsskiftet

Denna lista innehåller de åtgärder du gör närmaste tiden efter att årsrutinerna är genomförda.

Checklista före kalenderårsskiftet

• Kontrollera att allt som skall faktureras i år verkligen är fakturerat (helst också betalt). Gör gärna en extra återrapport från LabOra ekonomi eller en avstämning mot kundreskontra.
• OBS!! Glöm inte att debitera era avräkningskonton i god tid före årsskiftet.
• Ej betalda beställningar kan tas bort (om de inte skall fortsätta att bevakas).
• Beställningar med bankkonton skall ha ett betalningsdatum.
• Skriv brev till de innehavare av konton, där pengarna på bankkontot inte räcker för nästa års skötsel.
• Se till att alla avräkningskonton är avräknade. Detta bör helst ha skett redan på våren, men det kan ha tillkommit beställningar senare.
• Gör en saldokontroll på avräkningskontona och skriv brev till dem där pengarna inte räcker för nästa års skötsel.
• Se till att alla konton som har slut på pengar är avslutade (inte bara tömda på pengar). Använd menyvalet Konto/Avsluta konto, i kontolistan.
• Om det finns konton som är avslutade tidigare år så ta bort dem och tillhörande beställningar. (Bör vara klart sedan tidigare!)
• Skriv brev till alla som har ett tidsbestämt flerårsavtal som går ut vid årsskiftet (registrera gärna nya avtal, (men fakturera inte förrän nästa år). Men tag inte bort något innan du har skrivit ut skötselstatistiken för innevarande år.
• Skriv ut statistik över gravskötsel för innevarande år (lista finns under gravskötsel).
• Läs in/kopiera en ny kontoplan förnästkommande år. Görs under Grunddata och Konto.
• Det går bra att redan nu lägga in nya priser för nästkommande år.

Följande punkter gör du efter 1 januari men innan årskörningen.

• Registrera föregående års uppräkningsfaktor för fleråriga avtal längre än tre år. Informationen kommer från Svenska kyrkans Ekonomienhet och finns att hämta på Kornet.
• Registrera ränta. Gäller endast för de avräkningsavtal där ni i avtalet lovat ränta!!!
• Har man inte tagit ut statistik tidigare för gravskötsel för föregående år kan man göra det nu.
• Läs in eller kopiera kontoplanen för innevarande år om du inte redan tidigare gjort det.

Kör årsskiftesrutinen i systemet

Gå igenom samtliga punkter i listan under Grunddata/Årsskifte/Årsskifte med checklista.

Du hittar instruktionen för årsskiftesrutinen här: Årsskifte steg för steg

Checklista efter årsomställningen

• Rapporterna med gravskötselskulden både för avräkningsavtal och fasttidsavtal, eventuell statistik och allframtidsavtal, skall överlämnas till den som har hand om ekonomin.

När rapporterna är godkända kan du fortsätta med nedanstående åtgärder.

• Ta bort beställningar som inte längre är aktuella
• Engångsbeställningar för föregående år.
• Obetalda ettårsfakturor (om de inte är borttagna sedan tidigare).
• Beställningar kopplade till avräkningskonton eller bankkonton där pengarna tagit slut.
• Ta bort alla avslutade konton från förra året.
• Ta bort alla avslutade flerårsavtal där kunden inte svarat, eller svarat negativt på brevet om att skötselavtalen går ut.
• Gå igenom alla avräkningskonton där pengarna inte räcker för årets skötsel och kunden inte svarat på brevet om att avtalet går ut. Avsluta kontot och ta bort beställningen, eller ordna skötsel för det som finns kvar på kontot.
• Byt årtal i artikelregistret till innevarande år
• Revidera priserna i artikellistan och byt bokföringskonton om nödvändigt.

Någon gång i februari/mars kan det vara lämpligt att göra följande.

• Fakturera nya avräkningsavtal, fasttidsavtal och löpande skötsel
• Debitera avräkningskontona
• Skriv ut eventuell banklista