Checklista årsskifte 2024/2025

• Läs igenom checklistan Årsrutiner för FAS Tid för att se vilka moment som behöver förberedas och eventuellt uppdateras.

• Säkerställ att konteringar för 2025 är på plats senast 30 november 2024.

• Tänk på att utbetalningen ska vara mottagaren tillhanda senast 31/12 om den ska registreras på 2024.

• Om inte AGI är körd för decemberlönerna 2024 kan inte rutinen Nytt kalenderår köras och löneberedning av januarilönerna kan inte påbörjas.

• I början på det nya året körs rutinen Nytt kalenderår. Du hittar rutinen under menyvalet Periodrutiner > Nytt kalenderår.

• Låt markeringen för att ändra status till Vilande respektive Avslutad ligga kvar.

För att slippa uppdatera skatteuppgifter manuellt bör en FOS-förfrågan göras inför varje årsskifte. Du lämnar förfrågan och hämtar svar via skatteverket.se.

• Gå till Periodrutiner > FOS Rutiner.
• Via kommandoknappen Skapa förfrågan sker uppkoppling till Skatteverkets hemsida (kräver e-legitimation).
• Välj tjänsten Fråga om skatteavdrag (FOS-förfrågan).
• När du ska hämta svaret på den inskickade FOS-förfrågan markerar du den aktuella svarsfilen och laddar ner den till din dator under e-tjänstens meny Hämta svarsfil.
• I formuläret FOS Rutiner och kommandoknappen Läs svar anger du var på datorn du har sparat den nedladdade svarsfilen. Använd kommandoknappen Bläddra.

Gäller din förfrågan kommande år sparas svarsfilen till den 31/1 2025, därefter raderas svaren. Det går när som helst att skicka in förfrågan på nytt, svar kommer inom några dagar.

• Uppdatera standardlönerna om det inte är gjort under 2024 eller om du har nyanställd timpersonal.

• Om fördelningarna har förändrats ska dessa uppdateras. Tänk på att förändringar gjorda i samband med budgetarbetet ofta är gjorda i en kopia av FAS Lön.

• Lägg till löneart 871 i formulär Standardlön för respektive person (detta kan också göras direkt via löneberedningen innan standardlönen hämtats in).

Inrapporteringsperiod 2025-01-15 – 2025-01-28.

• Skriv ut rapport 2631 Kyrkans pension - Avstämningsrapport detaljerad för att se vilka lönerader som rapporteras – rapporten hittas under Branschrapporter.
• Välj Periodrutiner > Pensionsinrapportering.
• Skriv ut rapport 2404 Kyrkans pension - inrapportering.
• Jämför informationen i rapport 2631 med 2404.

• Om rapport 2404 Kyrkans pension - inrapportering innehåller felkoder i anmärkningskolumnen ska dessa åtgärdas innan filen kan skickas till SKAPA. Beskrivning av hur felen åtgärdas finns beskrivet under avsnittet Felkoder.

• Skapa filen och skicka till SKAPA – se Kyrkans pensions manual för inrapportering för 2024 års löner. Efter det att du skapat filen via knappen Skapa fil finns filen sparad på din hårddisk enligt följande:

Filnamn: kundnummer>_<organisationsnr>_<år>.xml Mapp : C:\Kyrkans pensionskassa\Lönefil

OBS! För er som ligger i GIP måste denna uppgift alltid ändras till annan mapp. Detta görs under Inställningar > Systemuppgifter > Urval uppgiftsgrupp: Kyrkans pension > Uppgiftslista: Mapp Kyrkans pens.

Inrapporteringsperiod preliminärt t o m 2025-01-31.

• Skriv ut rapport 2634 FORA Avstämning och 2633 FORA Avstämning detaljerad och jämför uppgifterna i respektive rapport.
• Skriv ut rapport 2402 FORA Underlag.
• Inrapportering görs med fördel via fora.se. Saknas behörighet kan blanketten skrivas ut och skickas in till Fora.

Inrapporteringsperiod preliminärt t o m 2025-01-31.

• Skriv ut rapport 2635 KPA Avstämning och gör avstämning av uppgifterna. Det är 2024 års löner som ska rapporteras in.
• Skriv ut rapport 2412 KPA Arbetsgivaruppgift.
• Rapportering görs via KPA Direkt.

Kan registerpåverkas/slutföras före punkt 7, 8 & 9.

• Skapa Ny löneperiod.
• Utbetala eventuellt semesterlönetillägg för personer som ej fått 25 dagar (eller de antal dagar de är berättigade till). Använd rapport 2327 Utb dagar semesterlönegaranti för att kontrollera vilka personer som är berörda.
• Avsluta och registerpåverka.

• Automatisk installation.

• Den nya versionen som bland annat innehåller uppdaterade årsbelopp kommer i månadsskiftet januari/februari.

• Kontrollera semesteruppgifterna innan du kör Nytt semesterår och rätta eventuella felaktigheter för året som gått. Skriv till exempel ut rapporten Semesterlista under Rapporter > Period > Semesterlista: Semesterår 2024.

• För att rätta semesteruppgifter – skapa en extra löneperiod och rätta med semesterlönearterna eller välj Periodrutiner > Semester > Registervård semester.

• Rättning av föregående års semesteruppgifter bör göras innan rutinen Nytt semesterår körs.
  Rättningar får inte avse ändrade utbetalda belopp efter 2024-12-31.

• Registerpåverkan kan göras först efter att månaden är passerad.

Kan köras före punkt 11.

• Välj Periodrutiner > Semester > Nytt semesterår.

• Kontrollera semesteruppgifterna efter Nytt semesterår genom att bläddra igenom formuläret Semester för samtliga anställda samt skriva rapporten Semesterlista.

• Ändra till rätt antal semesterdagar för personer som har semesterlönegrundande frånvaro – ta hjälp av rapporten Avvikelserapport under Rapporter > Period.

• Om du har FAS Redovisning kan du automatiskt vända föregående års verifikationer avseende semesterlöneskulden. Denna funktion hittar du under FAS Redovisning > Bokföring > Nollställ semesterlöneskuld. Kör denna funktion före du skapar bokföringsunderlaget i FAS Lön avseende semesterlöneskulden för 2024. Nollställning kan göras redan i januari.

• Välj Periodrutiner > Semester > Semesterlöneskuld.

• I normalfallet behöver inga uppgifter ändras under gruppen Urval.

• Bokföringsunderlaget tar hänsyn till kvarvarande semesterväxlade dagar. OBS! Ta bort urval för Skapa bokföringsunderlag om du först vill kontrollera uppgifterna genom att skriva ut dem. Semesterlöneskuldsrapporterna kan skrivas hur många gånger som helst.

• Semesterlöneskulden kan tas ut när som helst efter att Nytt semesterår är gjort. Semesterlöneskulden finns sparad och påverkas inte av framtida löneperioder. Det innebär att du kan vänta med att ta ut semesterlöneskulden till närhelst du vill.